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Sesi�n Legislativa Ordinaria SENADO DE PUERTO RICO P. del S. 70 2 de enero de 2025 Presentado por el se�or Rivera Schatz Referido a las Comisiones de Ciencia, Tecnolog�a e Inteligencia Artificial ; y de Gobierno LEY Para enmendar los Art�culos 1, 4, 15 y derogar los Art�culos 3 y 4A y a�adir unos nuevos Art�culos 3 y 4A a la Ley N�m. 5 de 8 de diciembre de 1955, seg�n enmendada, conocida como �Ley de Administraci�n de Documentos P�blicos de Puerto Rico�, a los fines de mejorar la gerencia tecnol�gica del gobierno con alcances estatutarios uniformes relacionados con la validez legal, la producci�n, reproducci�n, utilizaci�n, transmisi�n, recibo, emisi�n y conservaci�n de los documentos p�blicos en formatos electr�nicos y digitales; y para otros fines relacionados. EXPOSICI�N DE MOTIVOS Con el objetivo, de disminuir los altos costos y las complicaciones administrativas derivadas del uso y almacenamiento masivo de papel se reconoce ampliamente la necesidad de adoptar documentos p�blicos en formatos electr�nicos y digitales. Esta acci�n no solo representa un avance en la eficiencia del gobierno, sino que tambi�n responde a la urgencia de adaptar los procesos administrativos a las tecnolog�as actuales. Con la promulgaci�n de la Ley N�m. 63 de 4 de junio de 1979, se enmend� la Ley N�m. 5 de 8 de diciembre de 1955, reconociendo la validez legal de los documentos electr�nicos, dado su valor fiscal, administrativo, informativo e hist�rico. Esta modificaci�n estableci� que las reproducciones en microfotograf�a, fotocopia, reproducci�n fotogr�fica en miniatura u otros m�todos electr�nicos de dichos documentos sean igualmente aceptados como evidencia con el mismo valor que los originales. C�nsono con estos avances, la Ley N�m. 151-2004, conocida como la "Ley de Gobierno Electr�nico", y la Ley N�m. 148-2006, la "Ley de Transacciones Electr�nicas", tambi�n han establecido la validez de los documentos p�blicos electr�nicos y digitalizados tanto en el �mbito gubernamental como en el sector privado, facilitando transacciones m�s �giles y seguras. No obstante, en algunos sectores del gobierno existen reglamentos y directrices que siguen exigiendo la conservaci�n y presentaci�n de documentos originales en papel, aun cuando estos est�n disponibles en formatos electr�nicos o digitales. Esta insistencia en el uso del papel ha llevado a una acumulaci�n innecesaria de millones de documentos que, en muchos casos, se almacenan durante periodos de hasta 50 a�os. Esta pr�ctica no solo resulta contradictoria a la normativa vigente, sino tambi�n econ�micamente insostenible para los contribuyentes. Adem�s, genera ineficiencias en la administraci�n p�blica, retrasa los procesos y afecta negativamente la calidad de los servicios ofrecidos a la ciudadan�a. A esto se suma la preocupaci�n ambiental, ya que el almacenamiento masivo de papel contribuye al deterioro del medio ambiente debido al exceso de recursos empleados y el impacto negativo en la salud de los empleados por la deficiente calidad del aire en oficinas saturadas de documentos. Hoy en d�a, las tecnolog�as digitales ofrecen soluciones que no estaban disponibles en 1955, y la inversi�n en estas tecnolog�as es cada vez mayor. Sin embargo, el uso continuado de papel obliga al gobierno a destinar decenas de millones de d�lares anuales en equipos, materiales y espacio de almacenamiento, sumando gastos cada vez mayores. Adem�s, esto deriva en la subutilizaci�n del recurso humano, que se ve obligado a gestionar tareas repetitivas relacionadas con el papel, cuando este mismo recurso podr�a destinarse a labores m�s productivas que favorezcan el bienestar de la ciudadan�a. Desde la promulgaci�n de la Ley N�m. 188-1998, la "Ley de Firmas Digitales de Puerto Rico", se reconoci� que las firmas digitales tienen la misma validez que las firmas manuscritas. Sin embargo, el gobierno a�n no ha implementado adecuadamente esta Ley, y varias agencias p�blicas contin�an neg�ndose a aceptar documentos firmados digitalmente, a pesar del mandato legislativo que as� lo establece. Esta Ley tiene como objetivo uniformar los procedimientos relacionados con la validez legal, producci�n, reproducci�n, utilizaci�n, transmisi�n, recepci�n, emisi�n y conservaci�n de los documentos p�blicos en formatos electr�nicos y digitales. De igual manera, establece la supremac�a de esta ley sobre cualquier otra norma, reglamento o procedimiento administrativo que contravenga sus disposiciones, y crea mecanismos para resolver arbitrariedades o interpretaciones inconsistentes. Finalmente, esta Ley no afecta ni modifica las disposiciones de la Ley N�m. 5 de 1955 en lo relacionado con la conservaci�n de documentos f�sicos que tengan valor hist�rico ni con la clasificaci�n de documentos confidenciales. Tampoco elimina el requisito de conservar aquellos documentos p�blicos que no est�n disponibles en formatos electr�nicos o digitales, garantizando as� la protecci�n de la informaci�n sensible y de valor hist�rico. DECR�TASE POR LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO: Secci�n 1.- Se enmienda el Art�culo 1 de la Ley N�m. 5 de 8 de diciembre de 1955, seg�n enmendada, conocida como �Ley de Administraci�n de Documentos P�blicos de Puerto Rico�, para que lea como sigue: �Art�culo 1. � Prop�sito. Los documentos p�blicos de Puerto Rico est�n sufriendo actualmente grave deterioro por la acci�n del tiempo y las malas condiciones que rodean su conservaci�n y archivo. El Estado destina anualmente sumas considerables de dinero para equipo y para espacio adicional donde colocar sus archivos, pero este esfuerzo por s� solo no basta para remediar una situaci�n que se torna m�s y m�s dif�cil cada d�a. � Con los avances tecnol�gicos del siglo XXI tambi�n se reconoce la validez fiscal, contable, administrativa, legal y judicial de todo documento p�blico en formato electr�nico o digital, aunque no est� disponible en papel u original. En este aspecto, el prop�sito fundamental de la pol�tica p�blica es crear las condiciones para la m�s pronta eliminaci�n de la utilizaci�n y la acumulaci�n de papel en la gerencia y las operaciones administrativas del Gobierno de Puerto Rico.� Se aprueba esta [ley] Ley para lograr dicho prop�sito, y a la vez [que] descongestionar miles de gavetas de archivo donde se conservan los documentos inservibles y desalojar miles de pies c�bicos de espacio que representan un gasto innecesario para el [estado] Estado.� Secci�n 2.- Se deroga el actual Art�culo 3 y se sustituye por un nuevo Art�culo 3 de la Ley N�m. 5 de 8 de diciembre de 1955, seg�n enmendada, conocida como �Ley de Administraci�n de Documentos P�blicos de Puerto Rico�, para que lea como sigue: �Art�culo 3. � Definiciones. Toda palabra utilizada en singular en esta Ley, se entender� que tambi�n incluye el plural, salvo que del contexto se desprenda otra cosa. Asimismo, los t�rminos utilizados en g�nero masculino incluir�n el femenino y viceversa. Para los prop�sitos de esta Ley, las siguientes palabras o frases tendr�n los significados que a continuaci�n se describen: Administrador de Documentos. � Empleado p�blico responsable de administrar el Programa de Administraci�n de Documentos en su respectiva entidad p�blica bajo la direcci�n y la supervisi�n del jefe de �ste. Administraci�n de Documentos. � Es la planificaci�n, control, direcci�n, organizaci�n, capacitaci�n, promoci�n y otras actividades gerenciales relacionadas con la producci�n, utilizaci�n, emisi�n, conservaci�n, transmisi�n y disposici�n de documentos p�blicos. Administrador del Programa. � Funcionario designado por esta Ley, para administrar en su jurisdicci�n el Programa de Administraci�n de Documentos P�blicos, f�sicos, electr�nicos o digitales. Est� facultado para extender nombramientos especiales de Administrador de Documentos previa consulta con y recomendaci�n de los jefes de las entidades p�blicas. Archivero. � Archivero General de Puerto Rico. Archivo. � Archivo General de Puerto Rico. Comisi�n. �Comisi�n Asesora del Archivo General. Documento. � Cualquier escrito, ya sea impreso en papel, en material an�logo, digitalizado o electr�nico; imagen, video, audio, microforma, mapa, dibujo, plano, disco, o en cualquier otro material que ilustre un hecho, situaci�n, circunstancia o dato para comunicar, establecer, certificar o comprobar algo. Cada unidad de los anteriores se considerar� como un �documento�. En el caso del papel, por ejemplo, una p�gina constituye un �documento�. Documento Electr�nico. � significa el archivo creado, generado, enviado, comunicado, recibido o almacenado por cualquier medio electr�nico. Documento Privado. � Todo aquel que no se haya incluido en la definici�n de �Documento P�blico�. Documento P�blico. � Es todo documento, seg�n definido en esta Ley, que se reciba, produzca, transmita o expida en cualquier entidad p�blica de acuerdo con la Ley y en relaci�n con el manejo de los asuntos p�blicos; y que de conformidad con lo dispuesto en esta Ley, se haga conservar permanente o temporalmente en su estado f�sico original y/o en formatos electr�nicos o digitales como evidencia de las transacciones o por su valor hist�rico, econ�mico, social, program�tico, administrativo, contable, auditable, legal o judicial. Electr�nico. - Significa cualquier tecnolog�a con capacidad el�ctrica, digital, magn�tica, inal�mbrica, �ptica, electromagn�tica, o de funcionamiento similar. Entidad educativa o cultural. � Incluye, sin que se entienda como una limitaci�n, una universidad, escuela, instituto t�cnico o vocacional, biblioteca, fundaci�n, fideicomiso, asociaci�n, sociedad o corporaci�n sin fines lucrativos dedicada a la ense�anza, estudio o fomento de la cultura, las artes y las ciencias. Entidad P�blica. �Incluye a las ramas Ejecutiva, Legislativa y Judicial; a todas las Entidades P�blicas sean o no corporaciones p�blicas y a todos los gobiernos municipales. Firma Digital. - es un tipo de firma electr�nica que se representa como un conjunto de datos, sonidos, s�mbolos o procesos en forma electr�nica, creados por una llave privada que utiliza una t�cnica asim�trica para asegurar la integridad del mensaje de datos a trav�s de un c�digo de verificaci�n, as� como el v�nculo entre el titular de la firma digital y el mensaje de datos remitido. En la conversi�n de un mensaje con firma digital, la persona que tiene el mensaje o comunicaci�n inicial y la llave p�blica del signatario puede determinar con exactitud si: (i) la conversi�n se realiz� utilizando la llave privada que corresponde a la llave p�blica del signatario; y (ii) el mensaje o comunicaci�n ha sido alterado desde que realizo la conversi�n. Firma Electr�nica (e-Signature). - es la totalidad de datos en forma electr�nica consignados en un mensaje, documento o transacci�n electr�nica, o adjuntados o l�gicamente asociados a dicho mensaje, documento o transacci�n, que puedan ser utilizados para identificar al signatario e indicar que �ste aprueba la informaci�n recogida en el mensaje, documento o transacci�n. Formato Digital. � Es todo documento, expediente, archivo o carpeta que se ha producido o reproducido con tecnolog�a computacional y que est� compuesto por la combinaci�n de d�gitos binarios (0 y 1). Metadatos. � Se conocen como los datos que describen los datos. Su utilidad consiste en proveer informaci�n que describe el contenido, la calidad, las condiciones, el historial u otras caracter�sticas, en este caso, de los documentos. Est�n contenidos en �ndices electr�nicos vinculados electr�nicamente a cada documento, expediente o carpeta.� Secci�n 3.- Se enmienda el t�tulo y los incisos (b) y (c) del Art�culo 4 de la Ley N�m. 5 de 8 de diciembre de 1955, seg�n enmendada, conocida como �Ley de Administraci�n de Documentos P�blicos de Puerto Rico�, para que lea como sigue: �Art�culo 4. �[Administraci�n del Programa de Administraci�n de Documentos P�blicos en las Tres Ramas del Gobierno y la Oficina del Contralor.] Programa de Administraci�n de Documentos P�blicos f�sicos en todas las Entidades P�blicas -no disponibles en formatos electr�nicos ni digitales. (a) Se faculta al Secretario de Hacienda, al Director Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorrique�a o a su representante autorizado en la Rama Ejecutiva; las corporaciones p�blicas y los municipios; al Juez Presidente del Tribunal Supremo o su representante autorizado en la Rama Judicial; al Presidente del Senado o su representante autorizado; al Presidente de la C�mara o su representante autorizado; al Contralor o su representante autorizado para administrar en las dependencias bajo sus jurisdicciones el Programa de Administraci�n de Documentos P�blicos que se establece por virtud de esta [ley], Ley, sujeto a lo que se dispone m�s adelante. Disponi�ndose, que los Presidentes de ambas c�maras de la Asamblea Legislativa, o sus representantes autorizados, deber�n remitir el original de las grabaciones de las sesiones legislativas y vistas p�blicas, fotograf�as y v�deos as� como cualquier otro documento an�logo relativo al proceso de medidas legislativas, luego de transcurridos diez a�os del cierre de la Asamblea Legislativa que los haya producido, para su conservaci�n permanente en el Archivo General. Cada C�mara de la Asamblea Legislativa regular�, mediante reglamento escrito, todo lo relativo al ordenado traspaso de dichos documentos al Archivo General. (b) [Excepto por lo dispuesto m�s adelante en cuanto a la reglamentaci�n sobre el per�odo de conservaci�n de documentos de naturaleza fiscal o necesarios para el examen y comprobaci�n de cuentas y operaciones fiscales, cada uno de los Excepto por lo dispuesto m�s adelante en cuanto a la reglamentaci�n sobre el per�odo de conservaci�n de documentos de naturaleza fiscal o necesarios para el examen y comprobaci�n de cuentas y operaciones fiscales, cada uno de los Administradores de Programas deber� redactar para las dependencias bajo su jurisdicci�n, un reglamento que gobernar� la administraci�n del Programa de Administraci�n de Documentos P�blicos en el cual se consignar�n las disposiciones contenidas en este Art�culo, el cual al ser promulgado tendr� fuerza de ley. Quedan por la presente facultados los Administradores de Programas a reglamentar para] Los Administradores de Programas deber�n seguir lo dispuestos en el art�culo 4A, inciso (n) en relaci�n con la reglamentaci�n que aplicar� a las dependencias bajo su jurisdicci�n. El Reglamento General Uniforme, gobernar� el Programa de Administraci�n de Documentos P�blicos f�sicos en todas las Entidades P�blicas, que no est�n disponibles en formatos electr�nicos ni digitales, en el cual se consignar�n las disposiciones contenidas en esta secci�n. Este reglamento al ser promulgado tendr� fuerza de Ley. Quedan por la presente facultados los Administradores de Programas para: (1) Publicar los t�rminos especializados en cada dependencia de cada Programa y el alcance de �stos, seg�n definidos por los jefes de dependencia bajo su jurisdicci�n. (2) Publicar listas de documentos p�blicos que por raz�n de su contenido se considerar�n confidenciales, los cuales no estar�n sujetos a ser inspeccionados por cualquier ciudadano, y otros; establecer el trato al conservarse y disponerse de ellos. Los Administradores de Programas tendr�n que consultar a los jefes de las dependencias bajo su jurisdicci�n al preparar esta publicaci�n. Al considerar estas clases los jefes de dependencias deber�n ser espec�ficos y limitativos. No podr� considerarse como dentro de estas clases ning�n documento que [los Administradores de Programas no hayan] no est� expresamente definido en [sus reglamentos] el Reglamento General Uniforme, conforme las recomendaciones de los jefes de agencia. (3) Dictar las normas sustantivas y procesales que deber�n seguirse en los sistemas de archivo en cada una de las dependencias bajo sus jurisdicciones. (4) Establecer normas, m�todos y t�cnicas de conservaci�n de documentos p�blicos que no est�n disponibles en formatos electr�nicos ni digitales. (5) Establecer los requisitos que se exigir�n a los Administradores de Documentos; sus funciones y responsabilidades, los procedimientos para su designaci�n, y para el relevo de sus funciones. (6) Intervenir los Administradores de Documentos en cuanto a la aplicaci�n por �stos de las normas establecidas por Reglamento General Uniforme [los Administradores de Programas]. Para esto y para asegurarse que se cumpla con la ley y [los reglamentos] el Reglamento General Uniforme podr�n efectuar por s� o por sus representantes autorizados cuantas intervenciones e inspecciones de los sistemas consideren necesarias los Administradores de Programas. (7) Y sobre cualquier otra materia relacionada con el Programa de Administraci�n de Documentos P�blicos que no est�n disponibles en formatos electr�nicos ni digitales y que sea menester reglamentar para el buen funcionamiento del Programa. (8) Antes de que sean promulgados [los reglamentos] Reglamento General Uniforme, seg�n se dispone en esta [ley], Ley, los Administradores de Programas consultar�n y se asesorar�n con el Director Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorrique�a, a los efectos de propiciar, en tanto en cuanto sea posible, la uniformidad de criterios para la conservaci�n de documentos. (c) Los Administradores de Programas requerir�n de cada uno de los jefes de dependencias bajo su jurisdicci�n lo siguiente: (1) Que realicen un inventario de todos los documentos existentes en sus respectivas dependencias, con excepci�n de los documentos existentes bajo la soberan�a espa�ola y los que tengan m�s de cincuenta (50) a�os de existencia, sobre los cuales se dispone la acci�n pertinente en otra parte de esta [ley] Ley. Una vez preparado el inventario, cada jefe de dependencia estudiar� cuidadosamente los documentos de su dependencia, clasific�ndolos en raz�n de su naturaleza y car�cter, en las siguientes categor�as: (A) Documentos cubiertos por legislaci�n estatal o contrato con dependencias federales u otras entidades e individuos que donen fondos a programas p�blicos del pa�s, que obliguen a conservarlos sin l�mite de tiempo o por tiempo determinado. Estos documentos no podr�n ser destruidos sin autorizaci�n expresa de ley, y sin que el jefe de la dependencia haya determinado previamente, con la aprobaci�n del administrador de la jurisdicci�n a que pertenezca la dependencia, la inutilidad de tales documentos, tanto para fines p�blicos como para fines de inter�s particular. Los funcionarios administradores mencionados en el inciso (a) de esta secci�n deber�n peri�dicamente hacer recomendaciones a la Asamblea Legislativa sobre este tipo de documentos indicando, cuando as� lo crean pertinente, la conveniencia de reproducirlos en formato electr�nico o digital, siguiendo las disposiciones del Art�culo 4A de esta Ley o reducir el per�odo de conservaci�n en formato f�sico fijado por ley. (B) Documentos de naturaleza fiscal o necesarios para el examen y comprobaci�n de cuentas y operaciones fiscales. El per�odo de conservaci�n en formato f�sico de estos documentos se establecer� mediante las reglas que preparar� el Secretario de Hacienda, despu�s de consultar al Contralor de acuerdo a lo establecido en el Reglamento General Uniforme. Al promulgar estas reglas, el Secretario de Hacienda deber� tener en cuenta los contratos con dependencias federales u otras entidades e individuos que donen dinero a programas p�blicos en Puerto Rico, que requieran la conservaci�n de documentos fiscales relativos al funcionamiento del programa a que contribuyen, para prop�sitos de intervenci�n fiscal. (C) Documentos no comprendidos en los p�rrafos (A) y (B) que deban ser conservados por determinado tiempo o indefinidamente por constituir evidencia de t�tulo sobre propiedad p�blica o particular, o por cualquier raz�n de ley que justifique o haga necesaria su conservaci�n. (D) Documentos no comprendidos en los p�rrafos (A), (B) y (C) pero que por su utilidad administrativa de uso diario en las operaciones de la dependencia, o por la informaci�n contenida, sean necesarios para constatar hechos pasados importantes o para utilizarse como referencia al proyectar futuras operaciones y trazar pautas de programas. El per�odo de conservaci�n de estos documentos ser� determinado por el jefe de la dependencia, con la aprobaci�n del administrador de la jurisdicci�n a que pertenezca la dependencia, siguiendo las normas de esta Ley y del Reglamento General y Uniforme. ��� Secci�n 4.- Se deroga el Art�culo 4A y se sustituye por un nuevo Art�culo 4A de la Ley N�m. 5 de 8 de diciembre de 1955, seg�n enmendada, conocida como �Ley de Administraci�n de Documentos P�blicos de Puerto Rico�, para que lea como sigue: �Art�culo 4A. �Programa de Administraci�n de Documentos P�blicos electr�nicos o digitales en todas las Entidades P�blicas. Ning�n Art�culo de esta Ley, de otra ley con vigencia al momento de comenzar la de �sta y ning�n reglamento, orden ejecutiva, carta administrativa, plan u otro medio normativo en el Gobierno de Puerto Rico, podr�n ser utilizados para contradecir, menoscabar, ni limitar las disposiciones de este Art�culo; y tampoco para imponer mayores requisitos o condiciones a los aqu� dispuestos, en lo relacionado con la validez fiscal, contable, auditable, administrativa, legal y judicial; y con la producci�n, reproducci�n, utilizaci�n, transmisi�n, recibo, emisi�n y conservaci�n de los documentos p�blicos en formatos electr�nicos y digitales. Las disposiciones de este Art�culo aplican, sin distinci�n, a todas las operaciones, servicios y procedimientos en la rama Ejecutiva, Legislativa y Judicial; en las Entidades P�blicas sean o no corporaciones p�blicas; en los gobiernos municipales; y a las personas naturales y jur�dicas que requieran la presentaci�n o deban conservar documentos p�blicos. Los jefes de las Entidades P�blicas podr�n autorizar la producci�n, reproducci�n, utilizaci�n, transmisi�n, recibo, emisi�n y conservaci�n de todos los documentos p�blicos en formatos electr�nicos y digitales conforme a esta Ley y Reglamento General y Uniforme que se ordena en este Art�culo para esos prop�sitos. Todo documento p�blico que solamente est� disponible en archivos f�sicos -no electr�nicos y no digitales-, deber� ser conservado siguiendo los t�rminos y las condiciones de esta Ley y del Reglamento General y Uniforme que se ordena en este Art�culo. Las especificaciones de los formatos electr�nicos o digitales que deber�n utilizarse para los distintos tipos de documentos p�blicos ser�n los contenidos en el manual �Sistema de Gesti�n Documental Central - Gu�a para la Digitalizaci�n de Documentos� preparado por la Oficina del Principal Ejecutivo de Informaci�n de Puerto Rico (Chief Information Officer) Versi�n 1.0 (2011-03-14) o cualquier otro manual o reglamento vigente que reemplace a este. Todo documento p�blico electr�nico o digitalizado deber� tener un �ndice electr�nico con los metadatos que faciliten su identificaci�n y su contenido al manejarlos en sistemas inform�ticos o telem�ticos. En el caso de los documentos p�blicos conservados en archivos f�sicos, y que hayan sido producidos o reproducidos en formatos electr�nicos o digitales, los jefes de las Entidades P�blicas y sus Administradores de Documentos podr�n autorizar su destrucci�n a partir de los tres (3) meses posteriores de la producci�n o reproducci�n; sin sujeci�n a la autorizaci�n o la intervenci�n de ninguna otra entidad p�blica; y siguiendo las normas del Reglamento General y Uniforme que se ordena en este Art�culo. Esas normas incluir�n la preparaci�n de un inventario electr�nico uniforme para todas las Entidades P�blicas -en la aplicaci�n inform�tica de Excel- con la informaci�n de los documentos destruidos que se describe adelante. Este inventario electr�nico deber� ser archivado por cada Administrador de Documentos P�blicos para hacerlo disponible durante los pr�ximos veinte (20) a�os a partir de la destrucci�n de los documentos p�blicos f�sicos. No se destruir� ning�n documento que no figure en este inventario. Como m�nimo, este inventario electr�nico deber� incluir los datos siguientes de cada documento, expediente o carpeta, seg�n est�n agrupados: Nombre de la Entidad P�blica que conservaba y destruy� el documento, expediente o carpeta. Nombre de la divisi�n o unidad operacional espec�fica de la Entidad P�blica que conservaba el documento, expediente o carpeta en su estado f�sico. Nombre de la persona natural o jur�dica a la que corresponde el documento, expediente o carpeta. El c�digo num�rico o alfanum�rico f�sico, si alguno, que identifica el documento, expediente o carpeta. El c�digo num�rico o alfanum�rico electr�nico, si alguno, que identifica el documento, expediente o carpeta dentro de un sistema inform�tico. Su fecha de origen: D�a-Mes-A�o en el siguiente formato uniforme (05-Sep-1996). Su fecha de destrucci�n: D�a-Mes-A�o en el siguiente formato uniforme (30-Sep-2020). Si al momento de su destrucci�n era un documento, expediente o carpeta activo o inactivo. Si tiene evidente o potencial valor hist�rico conforme a las gu�as uniformes del Instituto de Cultura Puertorrique�a. En caso de tener ese valor, indicar la fecha en fue referido al Archivo General de Puerto Rico. Si el formato de env�o al Archivo General fue en formato f�sico, electr�nico o digital, o ambos. Cualquier anotaci�n o descripci�n que fuese necesaria a discreci�n del Administrador de Documentos de cada Entidad P�blica. La fecha en que el documento, expediente o carpeta en el inventario electr�nico podr� ser eliminado de este utilizando el siguiente formato uniforme (05-Sep-1996). Para los prop�sitos de todas las personas naturales y jur�dicas bajo las leyes de Puerto Rico, todos los documentos p�blicos en formato electr�nico o digital, incluyendo cualquier firma en manuscrito digitalizada sobre su faz, tendr� validez legal y se aceptar�n como evidencia en todo proceso gerencial, administrativo, program�tico, fiscal, contable, auditor�a, legal, registral y judicial del Gobierno de Puerto Rico; y en toda transacci�n no p�blica que requiera la presentaci�n o la conservaci�n de documentos p�blicos. Estos documentos p�blicos, electr�nicos o digitales, tendr�n el mismo valor y efecto legal que su original cuando haya sido reproducido electr�nica o digitalmente. Cuando surjan dudas por razones evidentes, justificadas o investigaciones sobre la autenticidad de alg�n documento p�blico en formato electr�nico o digital, tal autenticidad podr� ser verificada, en primera instancia, a trav�s de los sistemas de validaci�n de documentos p�blicos en las p�ginas cibern�ticas del Gobierno de Puerto Rico o, en su defecto, por los respectivos jefes de las Entidades P�blicas encargados de la custodia de �stos, por su representante autorizado, o por el Archivero General de Puerto Rico o su representante en aquellos casos en que los documentos hayan sido trasladados al Archivo General de Puerto Rico. La verificaci�n de la autenticidad solo corresponder� a quien plantee la duda por razones evidente o justificada y no a quien presente el documento. Quien falsifique, altere el contenido, presente o traspase un documento p�blico electr�nico o digital de manera ilegal incurrir� en los delitos o multas dispuestos en el inciso (t) de este Art�culo. Ning�n funcionario o empleado de la rama Ejecutiva, Legislativa o Judicial, municipios, corporaciones p�blicas o entidades privadas podr� requerir la presentaci�n de documentos p�blicos f�sicos u originales de ning�n tipo cuando est�n disponibles y sean presentados en formato electr�nico o digital. A ninguna Entidad P�blica se le requerir�, para ning�n prop�sito p�blico o privado, la conservaci�n f�sica de aquellos documentos p�blicos que obren en su poder en formatos electr�nicos y digitales producidos o reproducidos conforme a este Art�culo y el Reglamento General y Uniforme que aqu� se dispone. A los fines de garantizar el acceso gubernamental a los documentos p�blicos en formato electr�nico o digital y evitar que se pierdan o extrav�en ya sea por error humano, acto intencional, desperfectos tecnol�gicos o cualquier otro motivo, cada Entidad P�blica deber� utilizar los servicios de un proveedor confiable del servicio en �La Nube� cibern�tica (Cloud Computing) con copias de resguardo o �backup�. En su defecto, cada Entidad P�blica podr� utilizar los servicios de otro proveedor de servicio confiable de resguardo o �backup�distinto al proveedor confiable de servicio en �La Nube� cibern�tica (Cloud Computing) que la Entidad P�blica designe como principal, siempre que los documentos est�n protegidos en por lo menos una instalaci�n dentro de la jurisdicci�n de Puerto Rico o en Estados Unidos de Am�rica continentales. En caso de que alguna Entidad P�blica haga disponibles esos servicios para todas las dem�s, entonces la contrataci�n de estos deber� ser, en primera instancia, con esa entidad. Con el prop�sito de garantizar la protecci�n de los documentos p�blicos en formato electr�nico o digital, el Reglamento General y Uniforme deber� incluir par�metros sobre la destrucci�n de documentos f�sicos, electr�nicos o digitales, as� como directrices espec�ficas sobre el decomiso del equipo electr�nico que contenga documentos p�blicos electr�nicos o digitales. El Director Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorrique�a dise�ar� una gu�a uniforme para detectar, manejar, procesar, conservar f�sica, electr�nica o digitalmente y referir al Archivo General de Puerto Rico todo documento p�blico con evidente o potencial valor hist�rico. Los env�os de estos documentos p�blicos al Archivo General deber�n ser en versi�n original cuando est�n disponibles y se incluir� su formato electr�nico o digital. Las gu�as uniformes recomendadas por el Director Ejecutivo del Instituto deber�n integrarse en el Reglamento General y Uniforme que se dispone en este Art�culo. El Secretario de Hacienda, el Contralor de Puerto Rico, el Director Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorrique�a, el Director Ejecutivo de �Puerto Rico Innovation and Technology Service� (PRITS), el Juez Presidente del Tribunal Supremo y los Presidentes de ambos Cuerpos de la Asamblea Legislativa, o sus representantes autorizados dise�ar�n, suscribir�n y promulgar�n en conjunto un Reglamento General y Uniforme para la Administraci�n de Documentos P�blicos F�sicos, Electr�nicos y Digitales en el Gobierno de Puerto Rico, conforme a las disposiciones de esta Ley. Previo a la aprobaci�n de este reglamento, los mencionados funcionarios podr�n hacer las consultas que consideren necesarias con los jefes de las dem�s Entidades P�blicas. Este reglamento establecer� los detalles de la pol�tica p�blica para facilitar y viabilizar los prop�sitos de esta Ley con la mayor rapidez, facilidad y autonom�a para cada Entidad P�blica; evitando la inclusi�n de condiciones administrativas, procesales y burocr�ticas innecesarias o redundantes que dificulten, compliquen o malogren las disposiciones de esta Ley. No habr�, y tampoco se reconocer� en las Entidades P�blicas, ning�n otro reglamento para la administraci�n y la conservaci�n de los documentos p�blicos. La uniformidad, la razonabilidad, la agilidad y la claridad en la reglamentaci�n de este asunto es esencial para la adecuada administraci�n, utilizaci�n y conservaci�n de estos documentos, incluyendo la destrucci�n de aquellos que sean innecesarios por estar disponibles en formatos electr�nicos o digitales. Una vez se proclame el Reglamento General y Uniforme para la Administraci�n de Documentos P�blicos F�sicos, Electr�nicos y Digitales en el Gobierno de Puerto Rico, todos los dem�s quedar�n derogados y sin fuerza de ley. A partir de 1ro. de julio de 2025, este Reglamento Uniforme tambi�n dispondr�, siguiendo como referencias las gu�as utilizadas por el gobierno de Estados Unidos de Am�rica, que todas las Entidades P�blicas deber�n incluir en sus operaciones documentales las condiciones para la adopci�n y la utilizaci�n de firmas electr�nicas o digitales en documentos p�blicos, a los fines de hacer innecesarias las firmas en manuscrito. Estas firmas electr�nicas o digitales tendr�n validez legal y se aceptar�n con el mismo valor que una firma en manuscrito en todo proceso gerencial, administrativo, program�tico, fiscal, contable, auditor�a, legal, registral y judicial del Gobierno de Puerto Rico; y en toda transacci�n no p�blica que requiera la presentaci�n o la conservaci�n de documentos p�blicos. A partir de 1ro. de julio de 2025 ninguna Entidad P�blica podr� rechazar un documento p�blico que sea firmado de esta manera. (p)A los fines de facilitar toda transacci�n en el gobierno a los ciudadanos, a las personas jur�dicas e, incluso, a los funcionarios y empleados p�blicos; y tambi�n evitar gastos de funcionamiento innecesarios; las Entidades P�blicas quedan absolutamente obligadas a aceptar todo documento p�blico en formato electr�nico o digital que les sea enviado o transmitido a trav�s de un sistema cibern�tico o telem�tico reconocido en el mercado global. Los documentos as� transmitidos servir�n como evidencia en todo proceso gerencial, administrativo, program�tico, fiscal, contable, auditor�a, legal, registral y judicial del Gobierno de Puerto Rico; y en toda transacci�n no p�blica que requiera la presentaci�n o la conservaci�n de documentos p�blicos. Estos documentos tambi�n tendr�n la misma validez y efecto legal que uno en papel, firmado en manuscrito y presentado f�sicamente. Todo documento p�blico, producido o reproducido en formato electr�nico o digital antes de la promulgaci�n del Reglamento General y Uniforme para la Administraci�n de Documentos P�blicos F�sicos, Electr�nicos y Digitales en el Gobierno de Puerto Rico, estar� exento de cualquier nueva disposici�n de este Reglamento que no estuviera vigente al momento de la creaci�n del documento electr�nico o digitalizado. No obstante, antes de la promulgaci�n del referido Reglamento, el jefe de cada Entidad P�blica deber� realizar los m�ximos esfuerzos para ajustar esos documentos y cumplir con los requerimientos establecidos en esta Ley y su Reglamento, siempre que sea t�cnica y econ�micamente posible. El Reglamento promulgado deber� contener una disposici�n que regule el decomiso del equipo electr�nico utilizado en el almacenamiento de los Documentos P�blicos. Toda conducta ilegal bajo el C�digo Penal de Puerto Rico en relaci�n con documentos p�blicos podr� ser imputada a toda persona natural o jur�dica que incurra en uno o varios de esos delitos con o a trav�s de documentos p�blicos en formato electr�nico o digital. En sustituci�n del enjuiciamiento penal por los delitos mencionados, no habiendo convicci�n previa por delito grave, y a discreci�n del tribunal de justicia, se podr� estipular una multa global de diez mil d�lares ($10,000.00) por cada delito estipulado que se sumar� a otra multa de quinientos d�lares ($500.00) por cada p�gina de cada documento p�blico en formato electr�nico o digital que haya sido objeto de conducta ilegal. Cuando la cantidad de p�ginas de los documentos p�blicos objetos de conducta ilegal exceda las veinticinco (25), la multa adicional ser� de trescientos d�lares ($300.00) por cada p�gina de cada documento ilegal. Como parte de la estipulaci�n, adem�s, el imputado o acusado deber� compensar a la parte perjudicada, sea p�blica o privada, en triple da�o econ�mico por los gastos administrativos, operacionales y/o profesionales que demuestre haber incurrido para protegerse de la conducta ilegal.� Secci�n 5.- Se enmienda el inciso (f) del Art�culo 15 de la Ley N�m. 5 de 8 de diciembre de 1955, seg�n enmendada, conocida como �Ley de Administraci�n de Documentos P�blicos de Puerto Rico�, para que lea como sigue: (f) No se destruir�, enajenar�, obsequiar�, alterar� o dispondr� de ning�n documento perteneciente a cualquier dependencia del Estado a menos que sea de conformidad con lo dispuesto en este cap�tulo. Toda persona que ejecute una de estas acciones sobre cualquier documento p�blico estar� sujeto a las [disposiciones de las secs. 204, 205 y 206] sanciones que impone el [del] C�digo Penal de Puerto Rico, Ley N�m. [115 de Julio 22, 1974,] 146-2012, seg�n enmendada. �� Secci�n 6.- No m�s tarde de sesenta (60) d�as posteriores a la aprobaci�n de esta Ley, el Director Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorrique�a tendr� que dise�ar las gu�as uniformes para detectar, manejar, procesar, conservar f�sica, electr�nica o digitalmente y referir al Archivo General de Puerto Rico todo documento p�blico con evidente o potencial valor hist�rico. Secci�n 7.- No m�s tarde de los ciento veinte (120) d�as posteriores a la aprobaci�n de esta Ley, el Secretario de Hacienda, el Contralor de Puerto Rico, el Director Ejecutivo del Instituto de Cultura Puertorrique�a, el Director Ejecutivo de �Puerto Rico Innovation and Technology Service�(PRITS), el Juez Presidente del Tribunal Supremo y los Presidentes de ambos Cuerpos de la Asamblea Legislativa, o sus representantes autorizados tendr�n que dise�ar, suscribir y promulgar en conjunto el Reglamento General y Uniforme para la Administraci�n de Documentos P�blicos F�sicos, Electr�nicos y Digitales en el Gobierno de Puerto Rico, conforme a las disposiciones de la Ley N�m. 5 de 8 de diciembre de 1955, seg�n enmendada, conocida como �Ley de Administraci�n de Documentos P�blicos de Puerto Rico�. Secci�n 8.- No m�s tarde de los sesenta (60) d�as posteriores a la promulgaci�n del Reglamento General y Uniforme para la Administraci�n de Documentos P�blicos F�sicos, Electr�nicos y Digitales en el Gobierno de Puerto Rico, la Rama Judicial tendr� que completar y aprobar las enmiendas necesarias en sus reglas de procedimientos y de evidencia para ajustarlas a las disposiciones d)*+,-.5CD���ķ���ķ�taNN>hZ8�B*OJQJmH
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